E-mailleri doğru yanıtlamak oldukça önemli bir iş. Özellikle özel sektörde işlerin büyük bir bölümü mailleşmeler üzerinden gerçekleşiyor. Dolayısıyla, e-mail diline hakim olmanız ve dili doğru, incelikli kullanmanız gerekiyor. Bu sebeple, bu yazımızda İngilizce e-mail örnekleri başlığına yer vermek istedik.
İyi bir e-mailin giriş, gelişme ve sonuç bölümü vardır. Dolayısıyla, bu bölümlerde hangi ifadeleri kullanmanız gerektiğini bilmeniz etkili bir posta göndermenizi sağlayacaktır. Bu yüzden, sırasıyla e-postanıza başlarken, gövdesini oluştururken ve e-postanızı sonlandırırken kullanabileceğiniz ifadeleri inceleyeceğiz.
Öncelikle selamlaşma kısmı ile başlayalım!
E-mail Yazarken Kullanabileceğiniz Selamlaşma İfadeleri
Derdinizi anlatmaya başlamadan önce, bir hitap ediş biçimi seçmeniz gerekiyor. Bunu formal (resmi) ya da informal (gayri resmi) biçimde yapabilirsiniz. Burada esas almanız gereken şey, muhattabınızı ne derecede tanıdığınız. Uzun süredir tanıdığınız ve mailleştiğiniz biriyle iletişime geçiyorsanız, informal yani gayri resmi bir dil tercih edebilirsiniz. Ancak henüz pek tanımadığınız biriyle iletişime geçecekseniz, formal yani resmi bir dil kullanmanız gerekir.
Bu durumda resmi ve gayri resmi diye ikiye ayırdığımız hitap kısmında, hangi ifadeleri kullanabileceğimizi inceleyelim!
| Resmi (Formal) | Gayri resmi (Informal) |
| Mr. / Mrs. / Miss / Dr. + Soy isim Örnek: Dear Mr. Joyce, Dear Miss Green, Dear Dr. Cotillard | Hi, Hello, … + İsim Örnek: Hi everyone, Hi Jessica, David |
Özetle, formal bir dil kullanacağınız muhattabınıza soy ismiyle hitap edersiniz. Informal bir dil kullanacağınız kişilere ise ismi ile hitap edebilirsiniz.
E-mail Yazarken Kullanabileceğiniz Kapanış İfadeleri
Bu bölümde de kullanacağınız dil, yine kişiyi yakınen tanıyıp tanımadığınıza göre değişiklik gösteriyor. Dolayısıyla tablomuzu yine resmi ve gayri resmi şeklinde ayıracağız. Böylece, hangi kapanış ifadesini kullanmanız gerektiğini seçebileceksiniz.
| Resmi (Formal) | Gayri resmi (Informal) |
| Respectfully yours, Kind regards, Yours truly, Sincerely, Warm regards | Regards, Cheers, Best regards, |
E-mail Yazma Amacınızı İfade Etme
İlk selamlama kısmının ardından e-postayı gönderme amacınızı belirtmeniz gerekiyor. Bu bölümde bu aşamada hangi ifadeleri tercih edebileceğinizi ele alacağız. Bununla birlikte, kullanabileceğiniz ifadelerin Türkçesini sizlerle de paylaşacağız ki sizin yazacağınız mail için hangisi uygunsa o ifadeyi seçesiniz.
Hitap şeklinizi seçtikten sonra bir de giriş cümlesine ihtiyacınız olacak. Bu noktada, amacınızı belirtmeye geçmeden önce aşağıdaki ifadeleri kullanabilirsiniz.
| Hal hatır sorma cümlesi | Türkçesi |
| I hope you are having a good week. | Umarım iyi bir hafta geçiriyorsunuzdur. |
| Thank you for your prompt reply. | Hızlı cevabınızdan dolayı teşekkür ederiz. |
| Thank you for your e-mail. | E-postanız için teşekkür ederiz. |
| I appreciate your patience in waiting for a response. | Yanıt beklerken gösterdiğiniz sabır için teşekkür ederim. |
| It was a pleasure meeting you at the conference last week. | Geçen hafta konferansta sizinle tanışmak bir zevkti. |
Kısa giriş cümlelerinin ardından mailinizin amacını belirten kısma geçebilirsiniz. Bu bölümde şu ifadeleri kullanabilirsiniz:
| Amaç bildirme cümlesi | Türkçesi |
| I am writing to inquire about … | … hakkında bilgi almak için yazıyorum. (Hangi konuda soru soracaksınız üç noktalı bıraktığımız kısma onu ifade etmelisiniz.) |
| I am interested in the job opening posted on your website. | Web sitenizde yayınlanan iş ilanıyla ilgileniyorum. |
| We would like to invite you … | Sizi … davet etmek isteriz. (Artık neye davet edecekseniz, o etkinliğe yer vermelisiniz.) |
Ancak, kötü bir haber bildireceksiniz kullandığınız dil aşağıdaki gibi olabilir:
| Amaç bildirme cümlesi | Türkçesi |
| It is with great regret that we … | Büyük bir pişmanlık duymaktayız ki… |
| After careful consideration, we have decided … | Uzun incelemelerden sonra karar verdik ki … |
| We regret to inform you that … | Size bildirmekten dolayı üzgünüz ki… |
E-mail Kapanış Açıklamaları Kısmı
Enişten dileklerimle : ) diyerek maili kapatmadan önce, e-postanızın kapanış bölümünde talep ettiğiniz şeyi belirtmelisiniz. Hızlı bir yanıt mı istiyorsunuz, bir ricada mı bulunuyorsunuz yoksa bir hatırlatma mı istiyorsunuz bunu bu son kısımda dillendirin.
| Cümle | Türkçesi |
| Thank you for taking this into consideration. | Bunu dikkate aldığınız için teşekkür ederiz. |
| Please respond at your earliest convenience. | Lütfen müsait olduğunuz zaman yanıt verin. |
| I look forward to … | Dört gözle bekliyorum ki … |
| I appreciate any feedback you may have. | Her türlü geri bildiriminiz için memnun olurum. |
| Please don’t hesitate to contact me if you have any further questions. | Başka sorularınız varsa lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. |
İngilizce E-Mail Örneği
Şimdi örnek bir İngilizce e-mail üzerinden İngilizce e-mail yazarken kullanabileceğiniz ifadeleri ele alalım. Hedef ifadeleri koyu ve italik olarak göstereceğiz. Merak etmeyin anlamlarına da yer vereceğiz.
Hi Emily,
I’m writing in regard to the meeting scheduled for this upcoming Friday. Unfortunately, something came up and I am no longer able to join. I’m sorry for the inconvenience. Please let me know another available time to gather.
I look forward to speaking with you again soon. Thank you in advance.
Best,
Frank.
Türkçesi
Merhaba Emily,
Önümüzdeki Cuma günü yapılması planlanan toplantı hakkında yazıyorum. Ne yazık ki, bir şey çıktı ve artık katılamıyorum. Bu uygunsuzluktan dolayı özür dilerim. Lütfen toplanmak için size uygun olan başka bir müsait zaman bana bildirin.
En yakın zamanda sizinle tekrar görüşmeyi dört gözle bekliyorum. Şimdiden teşekkür ederim.
En iyi dileklerimle,
Frank
Şimdi ise, kelimelerin anlamına tek tek bakalım.
Örnek e-maildeki kelimeler:
in regard to: hakkında, hususunda, -e ile ilgili (Bu kelimenin yerine about edatını da kullanabilirsiniz. Ancak in regard to ifadesi daha ileri seviyeden bir ifadedir.)
upcoming: yaklaşan, gelecek, önümüzdeki (Bu kelimenin yerine approaching, forthcoming, future kelimelerini de tercih edebilirsiniz.)
to come up: birdenbire ortaya çıkmak, aniden belirmek, ortaya çıkmak (Bu ifadenin yerine ise, arise, occur, rise, spring up fiillerini kullanabilirsiniz.)
join: katılmak (Bu fiilin yerine ise, attend fiilini tercih edebilirsiniz.)
inconvenience: sıkıntı, uygunsuzluk, rahatsızlık
let me know: haberim olsun, bize bildirin, beni, haberdar et anlamlarına gelir.
available: müsait, uygun (Bu kelimenin yerine convenient, accessible, kelimelerini kullanabilirsiniz.)
to gather: bir araya gelmek, toplanmak (to get together fiilini tercih edebilirsiniz.)
to look forward to: dört gözle beklemek, iple çekmek (Bu bir pharasal verb. Diğer bir deyişle, öbeksi bir fiildir. Dolayısıyla, en sondaki to bir edattır. Bu sebeple, to edatının ardından –ing alan yani gerund bir yapı gelir. Kısacası, look forward to ifadesinin ardından fiil gelecekse, –ing almalıdır.)
İngilizce E-mail Yazarken Kullanabileceğiniz Fiiller
attach: eklemek, iliştirmek
Cümle: I attach a copy of my notes for your information. / Notlarımın bir kopyasını ekliyorum, bilginize.
forward: yeni adrese yollamak, yeni adrese göndermek
Cümle: I’m forwarding you this email that I had from Jeff. / Jeff’ten aldığım bu e-postayı sana iletiyorum.
reply: yanıtlamak
Cümle: She usually replies immediately to comments on her posts. / Genellikle gönderilerine yapılan yorumlara hemen cevap verir.
archive: arşive kaldırmak
inquire: sormak, bilgi almak
İngilizce E-mail Yazarken Karşılaşabileceğiniz İsim Türünden Kelimeler
spam: istenmeyen e-posta
inbox: gelen kutusu
outbox: giden kutusu
contact: kişi, yetkili
signature: imza
attachment: ek
İngilizce E-mail Dilinde Kısaltmalar
İş İngilizcesinde e-mail gönderirken genellikle kısaltmaları kullanırız. Yine de iş e-postalarında kısaltmaları ne kadar az kullanırsanız o kadar iyi. Buna rağmen, kısaltmaları ve anlamlarını bilmeniz elbette önemli. Bu yüzden, bu bölümde iş e-maillerinde karşınıza çıkacak kısaltmalara bakacağız!
RSVP: Repondez s’il vous plait (Fransızca) / Lütfen cevap verin
ASAP: As Soon As Possible / En kısa zamanda
btw: by the way / Bu arada
re: regarding / ile ilgili, hakkında
FAQ: Frequently Asked Questions / Sıkça Sorulan Sorular
BCC: Blind Carbon Copy / (birine) görünmeyen mektup kopyası yollamak
FYI: For Your Information / Bilginize
CC: Carbon Copy / Bilgi
ETA: Estimated Time of Arrival / Tahmini Varış Zamanı
Daha fazla kısaltma öğrenmek isterseniz, İngilizce kısaltmalar ve anlamları yazımıza bakabilirsiniz.
İngilizce E-mail Yazma Sırası Sizde
Bu bölümde sizden bir iş e-mailini İngilizce yazmanızı isteyeceğiz. Buna bağlı olarak, size nasıl bir mail yazacağınıza dair durumdan da söz edeceğiz. Daha sonra, dilerseniz yazdığınız e-mail örneklerini bizimle yorumlarda paylaşabilirsiniz. Yazdığınız İngilizce e-mailleri görmek bizi mutlu eder.
Şimdi buyrun e-posta konumuza bakalım:
Geçen ay bir şirkette çalışmaya başladınız. Daha yenisiniz. James isimli iş arkadaşınızla acilen bir toplantı yapmanız gerekiyor. Fakat, bu arkadaşınız siz işe başladığınızdan beri ofisinde yok. Dolayısıyla, iş arkadaşınıza en kısa zamanda bir toplantı yapmanız gerektiğine dair bir e-mail yazacaksınız.
İngilizce e-mail yazarken kullanabileceğiniz ifadelere yer verdiğimiz yazımız bu şekildeydi. Yazımızda sizler için İngilizce e-mail yazma örnekleri temasına yer verdik. Böylece, siz de örneği dikkate alarak kendi İngilizce e-mailinizi yazabilirsiniz. Bununla birlikte, e-mailinizin giriş, gelişme ve sonucunda tercih edebileceğiniz ifadelere de yer verdik. Bu sayede önünüzde hiç bir örnek olmasa bile kendi İngilizce e-mailinizi yazabileceksiniz. Sağlıklı ve bol İngilizceli günler dileriz.🍀
